И когда этих докУментов становится более одного, их надо как-то сложить, объединить, пометить так, чтобы найти потом, и вообще, чтоб хоть какой-нибудь порядок был. И мы не про шредеры. Они, конечно все эти проблемы решают, но прочитать бумажку потом затруднительно.
Не, ну есть же папки, скажете Вы! Да, конечно, любимые всеми кирпичики “типа Корона” и шапка-ушанка с верёвочками и штампом “Дело №…” это наше всё. Но не всегда это удобно и экономично. Три листа бумаги в семи сантиметровой стоящей на полке “Короне” или завязанные на верёвочку в скоросшивателе, такова реальность хранения документов в наших офисах. И если на корешке прямостоящей папки можно написать слова, по которым те три листа можно будет разыскать, то перебор сваленных в стопку “Дел №…” может превратиться в настоящих казаков-разбойников.
Есть, конечно любители всяких квестов и добытчики “аленьких цветочков”, но все эти приключения производительности труда не помогают ни разу. А лекарство от всего этого бардака хорошо известно и уже много-много лет практикуется “партнёрами”. И называется оно “файловыми шкафами”. Поскольку словечко это появилось задолго до создания даже атомной бомбы, ни какие компьютерные файлы в виду не имелись. Просто слово “файл” в англосаксонском оригинале есть ни что иное, как папочка. Причём именно такая, какая красуется иконкой на Вашем мониторе, листиков на десять-двадцать и без завязочек.
Картотечный сейф в офисе
В общем придумали любители комфорта эти свои папочки не ставить и не складывать, а подвешивать. Дел-то всего: две палки с вмятинами на краях и висящий между ними лист картона. А сверху можно ярлычок приляпать. Вмещается в такую конструкцию, висящую в ящике комода от ничего до листов пятидесяти а то и ста. Если стало больше, то можно либо в соседнюю подвеску перекинуть, либо уже в драгоценную “Корону” зашить и поставить в угол. Про преимущества подобного типа хранения документов можно рассказывать часами. Но вместо того, чтобы рассуждать о вкусе устриц, или лучше испробовать или поверить на слово.
В общем файловые шкафы, по странному стечению обстоятельств прозванные у нас картотечными, представляют собой отдельный и исключительно удобный класс офисной мебели. Но речь мы поведём не о мебели, а об огнестойких сейфах. Жестяные шкафы за три копейки тоже появляются в отечественных офисах, но вреда от них больше чем пользы.
Если Вы думаете, что основным преимуществом файлового или картотечного шкафа является только удобство и компактность хранения документов в подвесных папках, Вы глубоко заблуждаетесь и мы сейчас приоткроем завесу тайны, почему без них в современном офисе н обойтись. Только скажем, что слово шкаф мы оставим стоять в угли и говорить будем о сейфах, которые, будучи предназначенными для хранения документов, должны быть огнестойкими.
То, что называется форм-фактором для обсуждаемых нами сейфов в русской традиции называется комодом. То есть его обязательным признаком являются несколько выдвигаемых вперёд ящиков. Эти комоды производят на один, два, три и четыре ящика. В природе известны конструкции на пять и шесть, но это специальные изделия, предназначенные для хранения документов размером меньше традиционной писчей бумаги. Ограничение в четыре ящика связано с тем, что внутрь комода удобно смотреть сверху, а народ в целом до двух с половиной метров не дорос, поэтому глаза на уровне полутора метров от земли имеют 95% офисных работников. Что как раз соответствует четырёх ящичному комоду.
Что является ключевым преимуществом файловых сейфов перед традиционными? Если взять два изделия с приблизительно одинаковой ёмкостью и сопоставимой огнестойкостью, то за приблизительно одни и те же деньги Вы получите не одну дверь, а целых четыре. То есть, если находящимся в одном помещении огнестойким сейфом пользуются несколько человек, то один, открывший общую дверь, сразу получает доступ ко всему содержимому. В случае файлового сейфа, если каждый ящик оборудован индивидуальным замком, что является очень недорогой опцией, то Вы сразу получили в четыре раза более высокий уровень конфиденциальности. Кроме этого, в моделях корейского производства под брендом Diplomat, есть возможность организовать подчинённое управление ящиками. То есть начальник, имеющий ключ от верхнего ящика, может разрешить или не разрешить сотруднику открыть любой из находящихся ниже. Что бывает, в некоторых протоколах обеспечения безопасности, незаменимым свойством.
Для носителей информации
Если Вы думаете, что хранение подвешенной бумаги это всё, на что способны файловые сейфы, то Вы заблуждаетесь. К примеру, одной из распространённых проблем хранения именно картотечных материалов, являются всякие паспорта, трудовые книжки, пластиковые карточки и прочие плоские предметы, формата в разы меньшие чем лист обычной бумаги. Использование одного ящика комода для них возможно, но попахивает транжирством. Именно для таких случаев и всяких конвертов в сейфах Diplomat серии DF есть такая опция, как внутренний ящик. То есть в одном ящике, под одним замком, Вы получаете целых два, независимых друг от друга вместилища.
Следующая фишка, без которой современный высокотехнологичный офис немыслим, это специальные сейфы для носителей информации. Дата сейфы, в которые необходимо складывать всякие архивы. резервные копии и прочие данные, нужны всем, но считаются исключительной прерогативой IT отделов. Но и здесь Чип без Дейла в лице Diplomat может Вам помочь. Специально для тех же файловых сейфов Diplomat DF выпускается специальная дата-вставка, которая занимает один из ящиков комода и превращает его в полноценный дата-сейф.
Что ещё можно рассказать про эти чудесные сейфы? Помимо полноценной огнестойкости, которая бывает как одно так и двух часовой, сейфы выпускаются и в чисто “комодном” исполнении, это когда выдвигаемый ящик шире чем глубже. Классические версии доступны с увеличенной на треть глубиной, что существенно увеличивает полезную ёмкость, в любой конфигурации замков от одного на все ящики до двух на каждом. А ещё можно заказать версию или на колёсах, или с неподвижным цоколем. В общем любой цвет, любой размер. А жизнь в офисе с ними становится организованнее и удобнее. Сами много лет пользуемся. Начали ещё до Diplomat ов…..
Ну вот ещё что. Конструкция файловых сейфов Diplomat такова, что ничего подобного, кстати совершенно типичного именно для “шкафов”, с ними произойти не может.
