Основной проблемой при хранении больших объёмов документов в офисе, помимо обеспечения их сохранности, являются два прямо противоположных требования:
- компактность всего объёма хранения, чтобы документы не заняли всё свободное пространство
- каталогизация и маркировка, позволяющая оперативно находить нужный документ
Традиционное у нас распихивание всех бумаг по большим папкам-скоросшивателям, по инерции именуемыми "папками Корона", не отвечает ни одному из вышеперечисленных требований. Ровно до того момента, пока "дело" или проект не достигнет объёма хотя бы в 50 листов, папка стоит на полке фактически пустая, да ещё и норовит упасть. Для тех же, кто имеет дело с сотнями разных "дел", шкафы с папками занимают все имеющиеся стены и при этом могут быть практически пустыми.
Решение этой буридановой проблемы существует уже много лет. Называется оно хранением документов в подвесных папках, ещё именуемых "файлами". Именно по этой причине специальные шкафы и сейф зачастую именуют "файловыми". С одной стороны термин "картотечные" как-то кажется ближе к их сущности. Но с другой стороны всё-таки картотека является именно указателем на документы, а не их хранилищем.
Такая организация, технология и наверное даже культура хранения документов зародилась на американских просторах, то к нам она пришла уже после перестройки вместе с голливудским кинематографом, где буквально в каждом фильме, если в кадре мелькает офис, то в нём всегда стоят картотечные шкафы.
Конструкция с выдвигающимися вперёд независимыми ящиками, каждый из которых может вмещать по полсотни отдельный "дел", позволяет легко решить обе проблемы хранения и существенно сэкономить офисное пространство. При этом разнообразие конструкций самих сейфов настолько велико, что их даже описать довольно затруднительно.
В настоящее время лучшим производителем огнестойких (а зачем кому-то нужны шкафы без защиты от огня, раз в них хранятся бумаги?) картотечных или файловых сейфов является Южно Корейский завод Diplomat Safe. Выпускаются модели с независимыми отделениями от одного до четырёх, с разной глубиной и даже "комодной" ориентацией, что даёт наибольший выигрыш в количестве документов на квадратный метр офиса.
Для сейфов семейства DFC дополнительно выпускаются специальные вставки для хранения магнитных носителей. И есть отдельная серия под картотечные надобности. В ней каждый выдвигающийся ящик дополнен ещё одни внутренним, что позволяет хранить двойное количество небольших документов типа паспортов, военных билетов, трудовых книжек и им подобных.