Если Вам в голову пришла мысль обзавестись картотечным сейфом, то значит на первый вопрос, с чего начинаются муки выбора, Вы уже ответили. Итак, Вам нужно защитить от огня и всего, что сопровождает пожар, важные документы, личные дела сотрудников или истории болезни пациентов. При этом документы надо не просто хранить, а удобно с ними работать.
Шаг второй. Как будем ставить?
Варианта два: традиционное исполнение, когда ширина по фасаду меньше глубины. И наоборот, то есть ширина больше глубины. Последние ещё называют комодами. Преимущества и недостатки есть у обоих вариантов.
Базовый более привычен и Вы его наверняка наблюдали во всех американских фильмах. Их чаще всего ставят много штук в ряд, организовав таким образом большую библиотеку. Удобно в них то, что подвешенные папки всегда смотрят своими “ярлыками” на Вас. И искать нужную папку быстро и удобно.
Недостатком является то, что ящик выдвигается далеко вперёд и, выбирая такое исполнение, надо резервировать заметное пространство перед сейфом.
Комоды, они же намного шире, чем глубже. Поэтому места перед ними нужно заметно меньше. Вторым их преимуществом является существенно больший полезный объём. Из-за особенностей конструкции сделать комод маленьким не получится, поэтому даже самый маленький комод существенно больше самого большого традиционного сейфа.
Недостатком у комода является его цена. Он больше, тяжелее и дороже. Но если пересчитать на полезный объём, то получается выгоднее, так как документов влезает больше, а значит стоимость хранения страницы документа оказывается меньше.
Вторым недостатком комодов является направление подвески файловых папок. Их ярлыки оказываются перпендикулярны двери, а значит читать их менее удобно. Хотя существуют варианты, позволяющие подвесить папки не в один длинный ряд, а в два поперёк. Получив как бы ящик двух, а то и трёх классических сейфов.
Шаг третий. Размеров бывает несколько
Здесь следует сразу заметить, что у каждого производителя каждое исполнение выпускается в нескольких размерностях. Базовый может быть рассчитан жёстко только на один единственный формат документов (которых, в зависимости от страны назначения, может быть как минимум три: А4, Letter и Legal), а значит и разной ширины. Плюс к этому разной может быть и глубина. Чем она больше, тем сейф оказывается дороже, а стоимость хранения документа дешевле. Вот такая вот развилка.
Если Вы определились с форм-фактором необходимого сейфа, мы продолжим Вас запутывать дальше.
Шаг четвёртый. Ящиков-то сколько?
Теперь надо определиться с количеством выдвигающихся ящиков. Наиболее распространены сейфы на 4 ящика. Вызвано это тем, что человек среднего роста может видеть ярлыки папок, висящих в верхнем ящике, не залезая на стремянку. Результатом этого оказывается специфический вид у офиса, когда стоящие у стены “шкафы” имеют кучу свободного места над собой. Ничто не мешает ставить на них, к примеру, горшки с цветами или планшеты с грамотами и чемпионские кубки.
Хотя встречаются модели и на 6 ящиков, но очень редко. Естественно доступны версии на три, два и даже один ящик. Двухящичные наиболее востребованы тогда, когда есть желание засунуть их под рабочий стол. Очень, кстати удобно для работы.
Шаг пятый. Как запирать будем?
Если Вы определились с тем, сколько ящиков нужно, перейдем к алгоритму их использования. Если ящиков у картотечного сейфа более одного, то возникает возможность по разному организовать доступ к хранящимся в них бумагам. Если хозяин у всех документов и, соотвественно ящиков, один, то вся проблема выбора сводится к тому, будет ли замок электронным или просто ключевым. Для любителей доступно извращение в виде механического комбинационного, называемого в народе лимбовым, замка. Это выбор полностью личный.
Если же доступ к документам надо предоставлять разным людям, то картотечные сейфы дают уникальную возможность разделить полномочия. И несколько сотрудников смогут свободно пользоваться одним сейфом, не имея доступа к документам друг друга.
Для этой цели на каждый ящик может быть установлен индивидуальный замок. Как ключевой, так и электронный. В некоторых моделях доступна даже возможность поставить два разных замка на каждый ящик. Если вдруг такая необходимость появится.
Дальше. У картотечных сейфов может существовать система подчинения одного ящика другому. Своего рода иерархия. К примеру, сотрудник, даже имеющий ключ от нижнего ящика, не сможет его открыть до тех пор, пока не будет открыт верхний. То есть начальник может контролировать доступ подчинённых к их документам.
Ещё чуть чуть поморочить Вам голову. Даже ключевые замки на картотечных сейфах могут быть разные. Доступно два принципиально отличающихся варианта. С подвариантами. Даже классический цилиндровый замок, такой же как на большинстве огнестойких сейфов, может быть обычным, когда для открывания он поворачивается на 120 градусов и не вытаскивается из замка в открытом состоянии. А может быть проворачивающися на 180 градусов и вытаскивающийся из замка, находящегося в положении “открыто”. Второй вариант, хотя и проигрывает первому в классической парадигме безопасности, даёт больше гибкости в использовании. К примеру отдельные ящики можно вообще не запирать в рабочее время. И только вечером блокировать возможность уборщику сунуть свой любопытный нос куда не надо.
Альтернативным вариантом является так называемый “плунжерный” замок. Горячо любимая американцами версия, когда при отпирании замка его личинка выпрыгивает наружу и торчит, демонстрируя то, что замок открыт. При этом ключ из неё можно вытащить, а для запирания достаточно пальцем нажать на “плунжер”. Точно по Задорнову, для ленивых и тупых американцев.
Шаг шестой. А что внутри?
Если с выбором индивидуального или группового запирания ящиков у картотечного сейфа Вы определились, то осталась мелочь, понять что за начинка будет у этих ящиков. Да-да, ящики могут быть не простые. Основным и базовым вариантом являются ящики, предназначенные для хранения подвесных папок. Но даже у них есть разнообразие. К примеру, в сейфах, “заточенных” под один определённый формат бумаг, может не быть адаптера для папок другого формата. В универсальных моделях присутствуют направляющие, которые могут быть переставлены под необходимую ширину.
Отдельной вариацией использования картотечных сейфов является хранение документов уменьшенного формата. Таких как бланки паспортов, трудовых книжек, военных билетов или конвертов с заказанными пластиковыми карточками. Поскольку эти документы намного меньше обычного листа бумаги, хранить их так же, в избыточно глубоких для них ящиках было бы расточительно. Для решения этой проблемы выпускаются версии с дополнительным ящиком внутри ящика. То есть, выдвигая основной ящик, Вы обнаруживаете внутри второй, так же выдвигаемый. Каждый из них поделён на отдельные отсеки. По сути это идеальное воплощение картотеки.
При выборе сейфа следует знать, что доп-ящиками могут быть оснащены как все отсеки, так и какие-то избранные. Единственное ограничение заключается в том, что доп-ящики могут быть установлены только на заводе, поэтому экзотические варианты, когда такая опция нужна только во втором снизу отсеке четырхдверного сейфа, придётся заказывать в производстве.
Следующий вариант внутреннего обустройства. Поскольку файловые или картотечные сейфы являются огнестойкими, но только по стандарту для хранения бумажных документов, просто так пихать туда разнообразные информационные носители бессмысленно, вредно и опасно. Эта проблема решается установкой в один из ящиков дополнительного защитного контейнера, испытанного и сертифицированного на класс огнестойкости D или DIS.
Шаг седьмой. Огнестойкость бывает разная
Между прочим, исключительно для осложнения выбора и расширения формата возможностей, как правило огнестойкие картотечные сейфы сертифицированы на класс 60P. То есть они обеспечивают сохранность бумажных документов при пожаре продолжительностью не менее 1 часа. Но есть версии с удвоенной огнестойкостью. То есть с классом 120P. И для них отдельно выпускаются дата-вставки на те же два часа.
Шаг восьмой и последний
И это ещё не всё. Есть ещё возможность позаботиться о мобильности или немобильности своего архива. Днище картотечного сейфа может быть как абсолютно плоским, как у всякого шкафа, а может быть изготовлено и с колёсиками. Что облегчит возможность передвижения даже до упора наполненного документами сейфа. Иногда, правда, без вариантов. Некоторые размеры и форм-факторы выпускаются только в одном исполнении.
Дочитали? Теперь коротко:
УФФ. Кажется всё. Резюмируя, алгоритм последовательности выбора идеального картотечного огнестойкого сейфа выглядит следующим образом:
- форм-фактор: стандартный или “комод”
- класс огнестойкости: 60P или 120P
- размер: стандартный универсальный, под определённый формат документов, увеличенной глубины для стандартного форм-фактора или увеличенной ширины для “комода”
- количество ящиков: один, два, три, четыре или экзотический шестидверный
- система запирания: один замок на все ящики, независимое запирание, электронные или ключевые замки, система “подчинённости”
- тип ключевого замка: классический, универсальный или плунжерный
- дополнительное оснащение ящиков: под документы различного формата, выдвигаемые доп-ящики, вставка для информационных носителей
- конструкция основания: базовое или с колёсиками
Немного отличающаяся последовательность вызвана тем, что по мере продвижения по алгоритму некоторые опции становятся недоступными.
